40 -100 euro za płatność po terminie? To rekompensata za koszty windykacji

Dłużnik nie płaci faktury na czas? To frustrująca codzienność wielu polskich przedsiębiorców. Mało kto jednak wie, że prawo daje wierzycielowi do ręki potężną, automatyczną i bezlitosną broń. Jest nią rekompensata za koszty odzyskiwania należności, błędnie wciąż nazywana „rekompensatą 40 euro”. Ten artykuł to Twój kompletny, zaktualizowany na rok 2025 przewodnik taktyczny, który pokaże Ci, jak legalnie i skutecznie obciążyć dłużnika dodatkowymi kosztami, które należą Ci się z mocy samego prawa.

Czym jest rekompensata za koszty odzyskiwania należności?

Rekompensata to zryczałtowana kwota pieniężna, której wierzyciel może żądać od dłużnika z tytułu samego faktu nieterminowej zapłaty w transakcjach handlowych. Kluczowe jest słowo „zryczałtowana”. Oznacza to, że nie musisz udowadniać, że poniosłeś jakiekolwiek realne koszty windykacji (np. na telefony, pisma, pomoc prawną). Rekompensata należy Ci się automatycznie, jako swego rodzaju ustawowa kara dla dłużnika za opóźnienie. [1, 2]

Ile wynosi rekompensata w 2025 roku? Uwaga, to już nie jest 40 euro!

To najważniejsza i najczęściej pomijana aktualizacja. Od 2020 roku obowiązują trzy progi rekompensaty, które zależą od wysokości zaległego świadczenia pieniężnego. Mówienie o „rekompensacie 40 euro” jest więc często nieaktualne i działa na Twoją niekorzyść.

Zgodnie z art. 10 Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, kwoty te wynoszą:

• 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych.
• 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych.
• 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Kto i kiedy może żądać rekompensaty? (żelazne zasady)

Aby legalnie naliczyć rekompensatę, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki. Pomylenie któregokolwiek z nich sprawia, że roszczenie jest bezzasadne.

1. Transakcja B2B: Stronami umowy muszą być przedsiębiorcy (np. dwie firmy, firma i rolnik, osoba prowadząca działalność i fundacja). Rekompensata ABSOLUTNIE NIE DOTYCZY transakcji z udziałem konsumentów. [2]
2. Umowa o dostawę towaru lub wykonanie usługi: Podstawą musi być odpłatna umowa, w której Ty spełniłeś swoje świadczenie (dostarczyłeś towar, wykonałeś usługę).
3. Opóźnienie w płatności: Dłużnik musi spóźniać się z zapłatą choćby o jeden dzień w stosunku do terminu ustalonego w umowie lub na fakturze.
4. Brak wcześniejszego wezwania: To kluczowe! Rekompensata należy Ci się z mocy samego prawa, automatycznie, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie. Nie musisz wysyłać dłużnikowi żadnego wezwania do zapłaty, aby móc jej zażądać. [1, 2]

Jak w praktyce obciążyć dłużnika rekompensatą?

Krok 1: Przeliczenie kwoty euro на złotówki

Kwotę rekompensaty przelicza się na złotówki według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego miesiąca POPRZEDZAJĄCEGO miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Przykład

Termin płatności faktury upłynął 15 maja. Świadczenie stało się wymagalne w maju. Do przeliczenia bierzesz więc kurs z ostatniego dnia roboczego kwietnia.

Krok 2: Wystawienie noty obciążeniowej

Najlepszą praktyką jest wystawienie dłużnikowi oddzielnego dokumentu księgowego – noty obciążeniowej – na wyliczoną kwotę rekompensaty. Notę tę można wysłać razem z wezwaniem do zapłaty zaległej faktury, ale nie jest to wymóg.

Co zrobić, gdy dłużnik zapłacił fakturę, ale bez rekompensaty?

Masz pełne prawo dochodzić zapłaty samej rekompensaty. Możesz wysłać do dłużnika wezwanie do zapłaty opiewające tylko na tę kwotę, a jeśli odmówi – pozwać go do sądu. Sądy w przytłaczającej większości zasądzają te kwoty automatycznie, jeśli spełnione są warunki ustawowe.

FAQ: Rekompensata za koszty windykacji – najczęstsze pytania

Czy oprócz ryczałtu mogę żądać zwrotu innych kosztów windykacji?

Tak. Jeśli Twoje realne, udokumentowane koszty odzyskiwania należności (np. opłaty za pomoc kancelarii prawnej) przewyższają kwotę ryczałtu, masz prawo dochodzić zwrotu tej nadwyżki na zasadach ogólnych, aż do pełnej wysokości poniesionych kosztów. [1]

Czy od kwoty 40/70/100 euro płaci się podatek VAT?

Nie. Rekompensata ma charakter odszkodowawczy i nie jest wynagrodzeniem za świadczenie usługi ani dostawę towaru. W związku z tym jest to czynność niepodlegająca opodatkowaniu VAT.

Czy rekompensata jest moim przychodem i płacę od niej podatek dochodowy (PIT/CIT)?

Tak. Otrzymana kwota rekompensaty stanowi dla wierzyciela przychód z działalności gospodarczej i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych.

„`